Cấu trúc chuẩn của thư tín thương mại

Một bức thư tín thương mại chuẩn cần viết theo một cấu trúc chung để đạt hiệu quả tốt nhất.

Thư tín thương mại là một công cụ giao tiếp giữa khách hàng và các công ty, doanh nghiệp trong các giao dịch thương mại. Cách viết thư tín thương mại thường trang trọng và chuẩn mực hơn các loại thư điện tử thông thường nên khách hàng và các công ty, doanh nghiệp cần ghi nhớ cấu trúc chung và áp dụng phù hợp cho từng loại thư.

Một bức thư tín thương mại cần viết theo cấu trúc chuẩn (Nguồn: pagely)

1. Thông tin người gửi

Địa chỉ người gửi được viết ở trên cùng và góc phải của email. Thông tin người gửi theo thứ tự từ trên xuống dưới là: Họ tên người gửi/tên công ty, tên toà nhà (nếu có), tên đường, thành phố, mã vùng, tên quốc gia. Lưu ý tên riêng được dùng khi đó là giao dịch cá nhân hoặc khi bạn là trưởng một bộ phận nào đó trong công ty, nếu bạn là người đại diện viết thì nên dùng tên công ty.

2. Ngày tháng

Vì có sự khác nhau khi viết vị trí ngày tháng giữa người Anh và người Mỹ (và các quốc gia khác) nên bạn nên viết ngày tháng theo số và chữ không nên chỉ dùng số dễ gây nhầm lẫn: Ví dụ: 12 Jan 2017

3. Thông tin người nhận

Thông tin tên, chức danh, tên công ty, địa chỉ giao dịch,... của người nhận giống như cách bạn trình bày thông tin người gửi nhưng vị trí ở sát bên trái trang.

4. Mã thư bạn hồi âm

Vì số lượng thư giao dịch trong ngày rất nhiều nên các bức thư thương mại cần có mã số riêng. Khi bạn viết hồi đáp, đừng quên ghi mã số bức thư bạn muốn hồi đáp ( Ví dụ Your ref: 01234).

5. Attention line

Dòng này để ghi tên và hoặc chức vụ người gửi. Tuy nhiên nếu ở thông tin người gửi bạn đã khai thông tin này rồi thì không cần dòng nãy nữa.

6. Lời chào đầu thư

Một bức thư tín thương mại tiếng Anh đều bắt đầu bằng Dear (Kính gửi). Dưới đây là một số cách để xưng hô:

Nếu bạn biết tên của người nhận thì ghi Mr/Ms + tên người đó. Ví dụ Mr. Smith.
Ghi chức vụ của người nhận. Ví dụ: The Sales Manager.
Tên bộ phận của công ty. Ví dụ: The Sales Department.
Sir/Madam nếu bạn không biết tên hay giới tính người nhận.
Sirs mang tính trang trọng có nghĩa là: “Kính gửi quý công ty”.

7. Nội dung

Nội dung bức thư sẽ được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc, rõ ràng và có khoảng cách giữa các đoạn, không thụt vô đầu dòng.

8. Kết thư

Cảm ơn và thể hiện mong muốn nhận lại hồi âm từ người nhận.

Ví dụ: I’m looking forward to...

9. Lời chào kết

Lời chào kết (Complimentary close) phục thuộc vào cách bạn xưng hô trong phần lời chào đầu thư.

Cách viết trang trọng:

Nếu lúc đầu bạn dùng Dear Sirs. Sir/Madam, Madam thì lời chào kết sẽ là “Yours faithfully!”.
Nếu bạn biết tên của người nhận thì “Yours sincerely!”.

Cách viết kém trang trọng:

Anh: Best wishes!
Mỹ: Yours truly! hoặc Truly yours!

10. Ký tên

Viết theo thứ tự:

Chữ ký
P.P (Per pro) + tên người mà bạn đại diện
Chức danh
Enc/Encl = Enclosure (Đính kèm) là những tệp như catologue và bảng báo giá, lưu ý nhớ ghi số lượng của từng tệp.