Lưu ý khi viết thư tín thương mại tiếng Anh (P1)

Viết thư tín thương mại là kỹ năng quan trọng khi đi làm đặc biệt là làm việc với các đối tác và doanh nghiệp nước ngoài.

1. Khái quát chung

Thư tín thương mại bằng tiếng Anh từ lâu trở thành một phương tiện giao tiếp không thể thiếu trong giao dịch thương mại với đối tác và doanh nghiệp nước ngoài. Mỗi dạng thư tín đều có khuôn mẫu và cách viết riêng theo chuẩn mực, tuy nhiên hiện nay nhiều sinh viên hoặc người đã di làm nhưng vẫn chưa biết cách viết thư tín chuẩn.
 

Thư tín thương mại là phương thức giao tiếp trong giao dịch thương mại
(Nguồn: mishoagiaotiep)

2. Các dạng thư thương mại cơ bản

Đây là một số dạng thư tín thông dụng nhất được sử dụng trong các giao dịch thương mại:

- Enquiry (Thư hỏi hàng)

- Reply to enquiry (Thư trả lời hỏi hàng) gồm:

• Quotation (Thư báo giá)
• Offer (Thư chào hàng)

- Order (Thư đặt hàng)

- Complaint (Thư khiếu nại)

- Reminder (Thư nhắc nợ)…

3. Lưu ý khi viết thư thương mại bằng tiếng Anh

3.1. Bố cục ngắn gọn, rõ ràng

Ngoài các phần phụ như tiêu đề thư (Letter head), lời chào mở thư (Salutation), lời chào kết thư (Complimentary Close) thì nội dung bức thư không thể thiếu phần nào trong 3 phần sau: mở, thân và kết.

- Phần mở đầu (Opening): nêu mục đích viết thư (hỏi thông tin, đặt hàng, để khiếu nại…). Câu hay được sử dụng: “We are writing to inform you that … / It is our pleasure to offer ….”

- Phần thân (Body): nêu nội dung chi tiết mục đích viết thư.

- Phần kết (Closing): cảm ơn và thể hiện mong muốn nhận được hồi âm từ phía người nhận. Nhấn mạnh lại những yêu cầu của người viết. Ví dụ như: “We would like to stress that delivery should be completed before Christmas time. We look forward to your early reply.”
 

Thư tín thương mại luôn phải có đủ ba phần mở, thân, kết (Nguồn: katsucoffee)

3.2. Nguyên tắc ABC

A – Accuracy: Tính chuẩn xác: viết những đều cần viết, mục đích rõ ràng, số liệu và thông tin chính xác.

B – Brief: Tính ngắn gọn: đảm bảo ngắn gọn, không viết dài dòng, sử dụng câu chữ hợp lý.

C – Clear: Tính rõ ràng: Bố cục bức thư đảm bảo đủ 3 phần mở, thân, kết; mỗi phần được chia số đoạn hợp lý. Chẳng hạn, khi viết thư chào hàng (offer), người viết nên chia thành các gạch đầu dòng cho mỗi điều khoản trong hợp đồng: Tên hàng (Commodity), Quy cách (Specification), Giá cả (Price), Giao hàng (Delivery), Thanh toán (Payment)…

3.3. Lưu ý về ngữ pháp

Văn phong thư tín thương mại tiếng Anh thường trang trọng nên cần chú ý kỹ về ngữ pháp.

- Không viết ngắn đối với các trợ động từ “to be”, “have”, “would”… Ví dụ thay vì viết  “we’re”, ta nên viết “we are”, hoặc thay vì “they’d like…”, ta nên dùng “they would like…”

- Sử dụng đại từ nhân xưng: luôn dùng “I” khi muốn xưng hô mang tính cá nhân, dùng “we” và “you” khi muốn đề cập đến những vấn đề hoặc ý kiến mang tính tập thể.

- Sử dụng các cấu trúc câu ngắn gọn, không dài dòng. Ví dụ như: thay vì viết “We should be grateful if you would be good enough to advise us…” hãy dùng “Please let us know…” hoặc “Please inform us…” để tăng hiệu quả giao tiếp hơn.

- Dùng thể chủ động (Active voice) thay cho thể bị động (Passive voice)

Trong tiếng Anh, khi dùng thể chủ động sẽ tăng tính trực tiếp trong câu từ của mình, còn khi dùng thể bị động, người xem sẽ bị chú ý vào trạng thái hay người/vật bị tác động nhiều hơn.

- Dùng thể bị động (Passive voice) một cách khéo léo.

Thể bị động trong thư tín thương mại được khuyên nên hạn chế tuy nhiên đôi khi chúng ta cũng nên dùng thể bị động đặc biệt trong thư khiếu nại nhưng lưu ý sử dụng một cách tinh tế và khéo léo. Ví dụ khi khiếu nại về đơn hàng bị giao trễ hoặc bị hư hại thì không nên nói trực tiếp chủ thể gây ra điều đó mà nên dùng từ ngữ để nói giảm nói tránh về đối tượng đó.

Ví dụ:

Một bức thư có câu “Your despatch department caused the delay in shipment”. Và bức thứ hai cũng mục đích tương tự nhưng viết theo cách nói giảm nói tránh “The delay in shipment is likely to be caused by your despatch department.”

>> 10 thuật ngữ tiếng Anh nên biết trong marketing​

Nguồn: Chau Huu