Cách kiểm tra email tiếng Anh trước khi gửi

Những lỗi chính tả và ngữ pháp trong email của bạn sẽ tạo ra ấn tượng xấu với người nhận. Vì vậy hãy tránh những lỗi thường gặp dưới đây bạn nhé.

Đọc lướt (proofreading)

Bạn rất dễ tạo ra những lỗi sai khi viết nhanh. Hãy luôn kiểm tra email của bạn cẩn thận trước khi gửi. Bạn có thể dùng phần mềm kiểm tra chính tả trên máy tính nhưng vẫn cần thiết để bạn đọc lại một lần nữa. Cuối cùng, dưới đây là một yếu tố bạn nên chú ý.
 

Email - cách thức giao tiếp phổ biến nhất trong công việc (Ảnh: Startup Talks)

Những từ đồng âm hoặc gần âm

Một vài từ trong tiếng Anh phát âm như nhau nhưng nghĩa hoàn toàn khác nhau. Đây là một trong những lỗi mà phần mềm kiểm tra chính tả bỏ qua, vì thế bạn cần tự mình kiểm tra lại

Their not hear yet. > They're not here yet.
Wear do you want to meat? > Where do you want to meet?

Những từ ngắn

Những từ này rất dễ nhớ, nhưng lại dễ viết sai. Những từ ngắn này là những từ chúng ta viết nhanh nhất. Bạn rất dễ đánh máy nhầm thứ tự chữ cái của các từ này.

a lot fo mistakes > a lot of mistakes
Thank you fro your letter > for
at hte meeting > the

Những âm câm

Những từ hay được sử dụng trong email này có các âm câm khiến bạn dễ viết sai: know, write, wrong, forward, thought, right, interesting, Wednesday, Bye

Ngữ pháp: Sự tương hợp giữa chủ từ và động từ

Bạn hãy luôn nhớ kiểm tra dạng động từ mà mình dùng. Lỗi phổ biến nhất chính là quên mất 's' trong ngôi thứ ba số ít (he/she/it)

The training start at 9 a.m. > starts
My plane leave at 4.35. > leaves
How long do it take? > does
How many times have he been here. > has

Dấu câu

Cuối cùng, hãy luôn nhớ bắt đầu mỗi câu với chữ cái đầu viết hoa. Bạn cũng nhớ hãy viết hoa cả tên vùng miền, ngày, tháng, tên riêng,... Ví dụ trong câu sau đây:
We will be in Newcastle with Mrs Hamilton on March the 4th, in Manchester with Dr Kassu on Tuesday the 5th, and Birmingham with Andrea Este on the Thursday.

Chúng ta thường dùng dấu phẩy sau các câu bắt đầu và kết thúc email. Một quy tắc khác rất căn bản nhưng bạn hay quên đó là chấm cuối câu và viết hoa ở chữ cái đầu câu tiếp theo. Ngoài ra, dấu chấm than (!) có thể dùng được trong các email gửi tới người đã thân với bạn, nhưng không nên dùng trong các email trang trọng như trong công việc.

Hi Mark,
Thank you very much for all your help this week. You must be glad it's the weekend!
With best regards,
Pattie

>> Một số từ vựng thay thế khi viết tiếng Anh - Part 1
>> Một số từ vựng thay thế khi viết tiếng Anh - part 2

Janet Van
Theo British Council